Hiện nay có rất nhiều các quy định và công văn trả lời của tổng cục thuế về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Hôm nay, PTO sẽ tổng hợp lại cách xử lý các tình huống mà bạn thường gặp về thuế TNDN.
Nội dung bài viết
- 1 1. Tiền thuê tài sản của cá nhân không có hóa đơn
- 2 2. Chi phí cải tạo, sửa chữa văn phòng
- 3 3. Tiền thưởng 30/4 & 1/5 cho nhân viên
- 4 4. Các khoản chi phí lãi vay của ngân hàng, cá nhân
- 5 5. Về chi phí hàng hóa bị hư hỏng
- 6 6. Tiền thuê nhà ở cho người lao động
- 7 7. Chi tiền học cho con của người lao động nước ngoài
- 8 8. Các khoản chi dịp lễ 8/3, 1/6, sinh nhật, thai sản, trung thu
- 9 9. Chi phí đào tạo cho nhân viên
- 10 10. Chi phí mua sách cho nhân viên
- 11 11. Mất tiền đặt cọc do vi phạm Hợp đồng được tính vào chi phí
- 12 12. Chi phí quà tặng khách hàng
- 13 13. Khoản lãi phát sinh do chậm thanh toán.
- 14 14. Hóa đơn mua vào lập không đúng thời điểm
- 15 15. Thuê cá nhân vận chuyển bằng xe ba gác, xe máy (Xe ôm), may gia công
- 16 16. Tiền lì xì cho nhân viên
- 17 17. Chi phí tàu xe hỗ trợ người lao động
- 18 18. Khoản chi phương tiện đi dự đám hiếu hỷ
- 19 19. Hóa đơn tiền điện, nước mang tên chủ nhà
- 20 20. Thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân đối với các khoản có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên
1. Tiền thuê tài sản của cá nhân không có hóa đơn
Hiện nay hình thức thuê tài sản cá nhân không có hóa đơn là rất phổ biến. Ví dụ như: Thuê văn phòng; Thuê xe ô tô;… => tất cả những khoản chi phí này vẫn được phép ghi nhận là “Chi phí hợp lý” mặc dù chúng không hề có hóa đơn.
2. Chi phí cải tạo, sửa chữa văn phòng
Trong quá trình thuê văn phòng, việc doanh nghiệp phát sinh thêm các khoản chi phí cải tạo, sửa chữa Văn phòng (Văn phòng đi thuê) được quy định rõ trong Hợp đồng thuê nhà là Bên đi thuê có trách nhiệm cải tạo, sửa chữa trong thời gian thuê => Lúc này khoản chi phí cải tạo, sửa chữa lại Văn phòng sẽ được hạch toán vào Chi phí hoặc Phân bổ dần vào chi phí hợp lý nhưng thời gian tối đa không được quá 03 năm.
Theo Công văn số 38267/CT-TTHT ngày 7/6/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế.
3. Tiền thưởng 30/4 & 1/5 cho nhân viên
Vào mỗi dịp 30 tháng 4 và 1 tháng 5 các doanh nghiệp sẽ chi một khoản thưởng cho nhân viên => Khoản tiền thưởng lễ 30/4 & 1/5 vẫn sẽ được tính vào “Chi phí hợp lý”.
4. Các khoản chi phí lãi vay của ngân hàng, cá nhân
Khi Doanh nghiệp đi vay các khoản vay để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ phát sinh khoản “Chi phí lãi vay” => Đây là khoản Chi phí tài chính mà mỗi doanh nghiệp phải bỏ ra; Nếu chi phí này đáp ứng đủ tất cả các điều kiện thì được xem là “chi phí hợp lý” khi tính Thuế TNDN.
5. Về chi phí hàng hóa bị hư hỏng
– Hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, hoặc thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, không được bồi thường sẽ được tính vào khoản Chi phí hợp lý.
– Hồ sơ chứng minh như sau:
+ Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do Doanh nghiệp lập.
+ Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (Nếu có).
+ Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (Nếu có).
6. Tiền thuê nhà ở cho người lao động
Có một số doanh nghiệp sẽ thanh toán tiền nhà cho người lao động nếu khoản chi trả tiền nhà này thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Khoản thanh toán tiền nhà phải được quy định rõ trong Hợp Đồng Lao Động của cá nhân đó.
+ Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
7. Chi tiền học cho con của người lao động nước ngoài
Đối với trường hợp doanh nghiệp có ký hợp đồng lao động với người nước ngoài, trong hợp đồng có ghi rõ khoản chi tiền học phí cho con của lao động là người nước ngoài tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông sẽ được Doanh nghiệp chi trả. Điều này không hề trái với quy định của pháp luật về tiền lương, tiền công khi có đầy đủ chứng từ hóa đơn, sẽ được tính vào chi phí hợp lý (trừ khi xác định thu nhập chịu Thuế TNDN).
8. Các khoản chi dịp lễ 8/3, 1/6, sinh nhật, thai sản, trung thu
Các khoản chi vào dịp lễ này sẽ được doanh nghiệp tính vào chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thu nhập chịu Thuế TNDN. Nhưng các khoản này sẽ phải cộng vào các khoản chi có tính chất phúc lợi, chi trực tiếp cho người lao động để xác định mức được trừ cụ thể.
Lưu ý: Tổng số của các khoản chi có tính chất phúc lợi nêu ở trên không phép vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế.
Căn cứ theo:
– Công văn số 158/TCT-CS ngày 12/1/2017.
– Công văn số 5435/TCT-CS ngày 27/11/2017.
9. Chi phí đào tạo cho nhân viên
– Trong trường hợp doanh nghiệp có phát sinh thêm chi phí thuê người nước ngoài dạy ngoại ngữ cho tất cả các cán bộ, công nhân viên trong công ty nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh thì được căn cứ vào Hợp đồng dịch vụ và Chứng từ thanh toán để tính vào khoản chi phí hợp lý.
– Theo công văn số 7546/CT-TTHT ngày 10/8/2017 của Cục Thuế TP. HCM.
10. Chi phí mua sách cho nhân viên
– Các khoản chi phí mua sách sách chuyên ngành cho nhân viên tham khảo, nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu Thuế TNDN.
– Theo công văn số 2759/TCT-CS ngày 23/6/2017 của Tổng cục Thuế.
11. Mất tiền đặt cọc do vi phạm Hợp đồng được tính vào chi phí
– Trong trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng thuê mặt bằng, có đặt cọc một khoản tiền để giữ chỗ, nhưng về sau không thực hiện Hợp đồng nên bị mất cọc thì số tiền cọc bị mất được tính vào Chi phí hợp lý.
– Hồ sơ hạch toán kế toán cần có: Hợp đồng thuê mặt bằng (Quy định rõ việc mất cọc nếu không thực hiện hợp đồng); Chứng từ chi tiền.
– Theo công văn số 3603/CT-TTHT ngày 24/4/2017 của Cục Thuế TP. HCM.
12. Chi phí quà tặng khách hàng
– Đối với trường hợp Doanh nghiệp mua hàng hóa để làm quà tặng khách hàng trong các dịp lễ, tết nhằm tri ân, duy trì, phát triển các mối quan hệ với khách hàng thì khoản chi này được xem là liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
– Do đó, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Đối với hóa đơn trị giá từ 20 triệu đồng) thì được trừ khi tính Thuế TNDN.
Lưu ý: Khi tặng cho khách hàng, Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT.
– Công văn số 12129/CT-TTHT ngày 9/12/2016 của Cục Thuế TP. HCM.
13. Khoản lãi phát sinh do chậm thanh toán.
– Trường hợp Doanh nghiệp có phát sinh chi phí tiền lãi do chậm thanh toán theo thỏa thuận trong Hợp đồng mua bán hàng hóa thì khoản chi tiền lãi này được hạch toán vào Chi phí hợp lý.
– Công văn số 464/CT-TTHT ngày 16/1/2017 của Cục Thuế TP. HCM
14. Hóa đơn mua vào lập không đúng thời điểm
– Trường hợp Doanh nghiệp có mua hàng nhưng bên bán giao hàng trước và xuất hóa đơn sau; Nếu các điều kiện khác vẫn đáp ứng thì Doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí hợp lý, được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
– Hồ sơ cần có:
+ Hợp đồng kinh tế.
+ Biên bản giao nhận hàng hóa.
+ Hóa đơn.
+ Chứng từ thanh toán đúng quy định.
– Đối với Bên bán sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm
– Công văn số 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế
– Được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Công văn 2104/TCT-KK ngày 06/06/2014.
15. Thuê cá nhân vận chuyển bằng xe ba gác, xe máy (Xe ôm), may gia công
– Trường hợp Doanh nghiệp có thuê các cá nhân cung cấp dịch vụ vận chuyển bằng xe máy, may gia công với mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.
– Căn cứ vào Hợp đồng; Chứng từ chi tiền; Chứng từ khấu trừ thuế =>Doanh nghiệp lập Bảng kê 01/TNDN để hạch toán vào Chi phí hợp lý.
– Nếu tổng mức chi trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ Thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, trừ trường hợp cá nhân có lập cam kết thu nhập thấp thì miễn khấu trừ.
– Công văn số 22684/CT-HTr ngày 22/4/2016 của Cục Thuế TP. Hà Nội.
– Công văn số 2019/CT-TTHT ngày 9/3/2015 của Cục Thuế TP. HCM.
16. Tiền lì xì cho nhân viên
Trường hợp Doanh nghiệp có chi lì xì mừng năm mới thì được xem là một khoản chi “Phúc lợi” được trừ khi tính Thuế TNDN.
– Công văn số 2489/CT-TTHT ngày 24/3/2016 của Cục Thuế TP. HCM.
17. Chi phí tàu xe hỗ trợ người lao động
– Khoản chi này mang tính chất phúc lợi và được ghi nhận là Chi phí hợp lý.
Lưu ý: Tổng số các khoản chi có tính chất phúc lợi nêu trên không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế.
– Công văn số 2425/CT-TTHT ngày 23/3/2016 của Cục Thuế TP. HCM.
18. Khoản chi phương tiện đi dự đám hiếu hỷ
– Khoản chi phương tiện đi dự đám hiếu, hỷ của người lao động cũng được chấp nhận là khoản chi phúc lợi và được trừ khi tính Thuế TNDN.
– Công văn số 43626/CT-HTr ngày 3/7/2015 của Cục Thuế TP. Hà Nội.
19. Hóa đơn tiền điện, nước mang tên chủ nhà
Để đưa những hóa đơn tiền điện, nước không mang tên Doanh nghiệp vào Chi phí hợp lý khi tính Thuế TNDN thì cần những hồ sơ:
– Lập phiếu chi tiền điện, nước,… (Hóa đơn thanh toán).
– Hợp đồng thuê nhà.
– Lập Bảng kê thanh toán tiền điện nước Mẫu 02/TNDN.
20. Thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân đối với các khoản có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên
Trường hợp Doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho người bán; Sau đó Doanh nghiệp sẽ thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế vào tài khoản của cá nhân => Vẫn được đưa vào Chi phí hợp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện.